經費審批和報銷管理辦法
查看人次：6035 發布日期：2020-09-29院財〔2020〕5號
第一章 總則
第一條 為切實加強學院教育經費管理，進一步規范經費審批程序，明確經費審批權限和責任，根據《中華人民共和國會計法》《政府會計制度》《高等學校財務制度》和河北省教育廳《關于直屬高校落實財務管理領導責任嚴肅財經紀律的若干意見》（冀教財〔2016〕10號）等有關法律法規，結合我院實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于學院所有經費，學院各項經費均須納入預算管理，在批準的預算額度內開支，沒有預算或超預算的支出，財務處不予辦理。
第三條 會計人員依法嚴格履行職責，進行會計核算，實施會計監督，對違反規定的報銷事項予以拒絕。
第二章 經費分類
第四條 納入學院預算的支出，按用途分為人員經費、日常公用經費、項目經費和校內專項經費等。
（一）人員經費一般包括：基本工資，績效工資，社會保障繳費，住房公積金，通訊、交通、取暖等各項補貼，長聘人員、臨時人員等各類人員經費，年終一次性獎金、目標績效獎、精神文明獎等獎金，以及其他人員經費。
（二）日常公用經費一般包括：辦公費、差旅費、各種短期培訓費、會議費、會員費、網絡電話費、郵寄費、文印費、微機耗材、低值易耗品、小型辦公設備的購置、“三公”經費、學生實習經費等為保障學院工作正常運行所發生的費用支出。
（三）項目經費一般包括財政生均撥款安排的納入政府采購預算的各類項目經費（如基建工程、教學設備儀器采購等）、科研經費等，資金來源主要為中央及省級財政性資金。
（四）校內專項經費一般指按照相關規定設置的有專門用途的專項經費（如思政專項等）和由分管院領導統籌使用的歸口經費（如教學口專項等）。
第三章 審批原則及權限
第五條 經費審批原則
學院實行“統一領導，集中管理”的財務管理體制，財務審批實行“分級授權、逐級審批、逐級負責”的審批管理制度，堅持“誰審批，誰負責”的經濟責任制，根據經費性質和支出額度確定支出審批權限。
第六條 授權審批權限
（一）5000元（不含）以下的經費支出，按職責分工由各部門負責人審批，其中各系部招生獎勵及創收經費需黨政負責人共同審批。
（二）5000元及以上至2萬元（不含）的經費支出，由部門負責人審核，分管院領導審批。
（三）2萬元及以上的經費支出，由部門負責人、分管院領導審核，分管財務院領導審批。
（四）除常規性支付人員經費、學生獎助學金、水電費外，單筆10萬元及以上資金支付前，應由各部門負責人、分管院領導審核，院長審批。
（五）項目經費、校內專項經費支出不分限額均由各部門負責人審核、分管院領導審批。
（六）財務處工作人員嚴格按照國家和學院有關規定進行審核支付。5000元（不含）以下經費支出由會計人員審核；5000元及以上至2萬元（不含）經費支出由會計人員、財務處副處長審核；2萬元及以上經費支出由會計人員、財務處處長審核。
第七條 科研經費一般由項目負責人按照學院科研部門相關規定進行報銷。項目負責人應遵守國家及學院關于科研管理的有關規定，對項目經費使用的合法性、真實性負責。
第八條 其他經費的報銷，上級有明確文件規定的按照文件規定執行；沒有明確文件規定的，參照學院相關規定執行。
第九條 學院年度預算內用日常公用經費或自有資金臨時安排的貨物、服務和工程采購項目報銷前需進行項目立項審批。1萬元（不含）以下由部門負責人審批；1萬元及以上至5萬元（不含）由部門負責人審核，分管院領導審批；5萬元及以上至10萬元（不含）由部門負責人、分管院領導審核，主要領導審批；10萬元及以上按照學院“三重一大”有關制度執行。
第四章 審批責任
第十條 部門負責人對其所審批經費項目各項支出的合法性、真實性、合理性負完全責任，并承擔相應經濟責任；各分管院領導對職責分工范圍內的經濟事項履行監管職責，對相關經費支出審批負分管責任；分管財務院領導協助院長管理學院財務工作，對相關經費支出審批負主管責任。財務處相關人員按審核權限，履行經費支出監管職責，對經費支出的合規性負監管責任。
第十一條 審批人、審核人一般不得兼做經手人和驗收人，各類經費審批人如為經手人，需經上一級領導審批。
第十二條 各級審批人員應自覺遵守國家財經法規和學院相關財務制度，認真審查經濟事項收支內容，切實履行財務審批責任，并承擔因把關不嚴造成的經濟風險和經濟責任。對弄虛作假、虛報冒領或化整為零、刻意逃避上級審批管理的行為，一經查實，學院將按照有關規定嚴肅處理。
第五章 財務結算方式
第十三條 學院原則上實行無現金結算方式，全部采用銀行轉賬支付和公務卡結算，公務卡范圍內的業務按學院公務卡管理辦法執行。
第十四條 確因工作需要進行現金支付的，按照國務院《現金管理暫行條例》及學院財務制度執行。
第十五條 支付款項時，收款單位名稱應與合同簽訂單位、發票開出單位一致。無特殊說明的，按發票上記載的銀行及賬號進行轉賬。
第六章 報銷票據的規定
第十六條 原始憑證的要求
（一）內容齊全。原始憑證應包括如下內容：憑證名稱，填制日期，填制憑證的單位名稱或填制人姓名，接受憑證單位名稱，經濟業務內容（或商品名稱）、數量、單價和金額，經辦人員簽名或蓋章等。
（二）印章規范。外單位開具的發票或收據必須有稅務或財政部門監制章和出票單位的有關印章（包括財務專用章、發票專用章），印章模糊或重疊的憑證無效。
（三）真實合法。報銷人對所持原始憑證的真實合法性負責，如因發票虛假學院受到處罰，處罰由報銷人承擔。會計人員對不真實、不合法的原始憑證不予報銷；對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回或要求報銷人更正、補充；原始憑證所記載的各項內容均不得涂改，若記載的內容有錯誤，應由出具單位重開或更正，更正后必須由出具單位在更正處另加蓋公章；原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
（四）遺失處理。丟失原始票據的，需向出票單位取得存根聯或記賬聯復印件，加蓋出票單位財務專用章或發票專用章，并填寫特殊情況說明（部門負責人、分管院領導審批，下同），才能代作原始憑證報銷；火車、輪船、飛機票等憑證丟失的，應提供網上訂單及支付憑證，并填寫特殊情況說明，按實際發生的票價報銷。
第十七條 票據的時限性
各類原始憑證原則上不能跨年度報銷。當年12月份取得的原始憑證未能及時報銷的，須在次年4月1日之前報銷。如有特殊原因（出國、去外地學習、進修等）不能在上述時間段報銷的，需填寫特殊情況說明后報銷。因科研課題存在前期籌備、中期調研整理及結題等階段，科研課題費可報銷自立項起前半年至結題日期間發生的相關費用。
第七章 主要業務報銷程序及規定
第十八條 差旅費
差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區公務出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。開支標準按照學院差旅費管理辦法執行。原則上禁止出現超預算、超住宿標準、未刷公務卡等情況發生。出差前需填報因公外出請假審批單。
差旅費報銷時需提供出差審批單、機票、車票、住宿費發票、住宿費公務卡支付憑證等材料，參加會議或培訓的，還需提供會議或培訓通知文件。
第十九條 日常辦公零星支出
日常辦公零星支出主要包括辦公用品、打印、復印、印刷、耗材等日常辦公費用。網上購物需使用公務卡進行支付，線下購物需對公轉賬或刷公務卡進行支付。
日常辦公零星支出報銷時需提供發票、明細清單、公務卡支付憑證（對公轉賬除外）等材料。
第二十條 借款及預付款
借款一般包括保障學院日常運行的水電、燃氣、網絡等預付費用，教職工參加培訓、會議等預付費用，以及其他特殊業務預付費用；預付款一般包括按工程、貨物、服務采購合同約定的預付款項，以及其他特殊情況預付款項。借款及預付款款項直接轉到對方單位銀行賬戶，除緊急公務外，不得辦理現金或轉個人公務卡借款業務。
申請借款、預付款應填寫借款單或預付款審批單，不分限額均由部門負責人審核，分管院領導審批。借款應在三個月內取得發票并報賬。
第二十一條 還借款或預付款
還借款或預付款一般包括取得發票后撤銷原借款、預付款和交回款項后撤銷原借款、預付款。
還借款或預付款應提供發票、原借款單等憑證，并在原借款單或預付款審批單登記報銷和還款信息。審批程序同借款。
第二十二條 因公出國（境）經費
因公出國（境）經費開支范圍主要包括機票費及其他交通費、伙食費、住宿費、公雜費、個人零用費等。開支標準按照相關規定執行。經費管理實行預算管理和先行審批制度，具體參照河北省因公臨時出國經費管理辦法執行。
因公出國（境）費用，不分限額均由部門負責人審核，分管院領導審批，報銷時按照河北省因公臨時出國經費管理辦法要求提供相關審批表及票據。
第二十三條 公務用車購置及運行費
公務用車購置費開支范圍主要包括裸車購置費、車輛購置稅、車輛保險費、必要的新車裝飾費等；公務用車運行費開支范圍主要包括燃料費、維護費、保險費、路橋費、車公里補助費及其他費用。
公務用車運行費按公務用車相關規定執行，不分限額均由辦公室負責人審核，分管院領導審批。燃料費、維護費、保險費、路橋費報銷時需提供發票、相關憑證；車公里補助費報銷時需提供派車單等材料。
第二十四條 公務接待費
公務接待費開支范圍主要包括接待過程中的住宿費、餐費、交通費、會見廳租金以及其他必要的開支。公務接待程序及標準按學院公務接待管理規定執行。公務接待事前必須審批，各部門公務接待，部門負責人審核，分管院領導審批；學院公務接待，辦公室負責人審核，分管院領導審批。
公務接待費報銷時需提供公務接待審批單、接待清單、發票及公務卡支付憑證等材料。單次報銷5000元（不含）以下部門負責人審核、分管院領導審批；單次報銷5000元及以上部門負責人、分管院領導審核、分管財務院領導審批。
第二十五條 其他交通費
其他交通費主要包括公務用車租賃費、辦理公務發生的市內交通費等。公務用車租賃需按照學院公務用車租賃相關規定進行事前審批。因公務發生的市內交通費主要包括公交車、出租車、滴滴用車等費用，一般為學院至目的地往返。
其他交通費，不分限額均由部門負責人審核、分管院領導審批。公務用車租賃費報銷時需提供公務用車租賃審批單或標注租車信息的因公外出請假審批單、公務用車租賃費結算單及發票，如果有路橋費的，必須提供路橋費支付憑證。辦理公務發生的市內交通費報銷時需提供報銷票據及市內交通費明細表等材料。
第二十六條 人員經費
（一）按照國家政策和學院人員經費分配方案正常發放的人員工資、績效工資、離退休人員生活費、喪葬撫恤費和臨時工工資等人員支出，以及按照規定繳納醫療保險、養老保險等政策性支出，由人事處負責人審核、分管院領導審批；學生的獎助學金支出，由學生處負責人審核、分管院領導審批；住房公積金由財務處負責人審核、分管院領導審批；其他經費（獨生子女獎勵、考務費等）由相關業務管理部門負責人審核、分管院領導審批。
（二）校內教職工正常工資外收入按照學院相關規定執行，隨當月工資發放。
（三）校外人員到校進行培訓、咨詢、講座、評審等發生的費用，由經辦部門提供人員姓名、工作單位、職稱或職務、身份證號、銀行卡號、開戶行和聯系電話。發放標準按照學院關于邀請校外專家講座、評審等有關規定執行。
（四）人員經費采用轉入個人銀行賬戶方式發放，人員經費發放按國家稅法規定由學院代扣代繳個人所得稅。
第二十七條 固定資產
固定資產是指單價1000元以上，使用期限一年以上且保持原有形態或圖書、家具等單位價值雖未達到標準，但耐用時間在一年以上的大宗同類物資。
固定資產應到后勤與資產管理處辦理固定資產驗收手續，報銷時需提供發票、固定資產領用單等材料。
第二十八條 貨物和服務采購項目
貨物和服務采購項目主要為財政性資金安排的納入政府采購預算的各類項目，采購方式和程序按照學院采購相關規定嚴格執行。
貨物和服務采購項目，不分限額均由部門負責人審核、分管院領導審批。貨物和服務采購項目報銷時，需提供發票（教學儀器設備一般需提供增值稅專用發票）、呈批單、中標通知書、合同原件、質保金支付憑證、固定資產領用單、合同履約驗收書等材料。
第二十九條 基建、修繕工程項目
學院基建工程項目主要包括新建、改建、擴建等基本建設工程項目；修繕工程項目主要包括裝飾裝修、水暖、電力、網絡等管線改造、房屋及附屬設施改造維修、消防設施維修及校園綠化等建設項目。所有基建、修繕工程項目均應經審批立項安排預算后實施，未經審批立項安排預算的項目不予報銷?；?、修繕項目原則上不得辦理現金借款。
大型基建、修繕項目支付工程進度款時，應有工程監理與跟蹤審計部門認可的工程量；竣工結算時應有竣工結算審計報告。一般基建、修繕項目，竣工結算時超審計部門規定限額以上需出具竣工審計結算報告；限額以下由項目實施部門認可。
基建、修繕項目報銷時由項目實施部門負責人審核、分管院領導審批，需提供發票、工程量審批單等材料。項目實施部門要與施工單位核對已付工程款，按合同扣留質量保證金。質量保證金按照合同結算，質保期內如有返修，發生費用由施工單位承擔，并在質量保證金內扣除。
第三十條 其他業務支出
其他業務支出，參考本制度第六條按審批權限審核支出。
第八章 附則
第三十一條 本辦法由財務處負責解釋，自2020年10月1日起施行。原《關于印發財務管理規定的通知》（院財〔2014〕2號）、《財務報銷實施細則》（院財〔2015〕1號）、《關于進一步加強財務管理的規定》（院財〔2015〕2號）同時廢止。
河北機電職業技術學院
2020年9月21日